Como planejar viagens corporativas para seus funcionários?

Em uma organização sólida, cada movimento deve ser cuidadosamente planejado. E não estamos falando apenas no aspecto metafórico! Também estamos falando no movimento mais literal possível: o deslocamento de funcionários.



As viagens de negócio muitas vezes são necessárias para, por exemplo, fazer (ou manter) contato com fornecedores, estabelecer parcerias, instalar novas unidades da empresa ou proporcionar treinamentos aos funcionários. São, portanto, estrategicamente importantes.

Mas nem por isso esses deslocamentos podem ser exageradamente onerosos para o caixa do negócio! Por essas e outras, saber planejar cada uma dessas viagens é essencial para que uma oportunidade tão importante não acabe se transformando em dor de cabeça e prejuízo. Não sabe nem por onde começar esse planejamento? Pois então fique de olho no nosso post de hoje, porque listamos aqui alguns passos essenciais para sua empresa planejar viagens corporativas com excelência. Confira!

Veja se a viagem é mesmo necessária

Não restam dúvidas de que negociações ou reuniões presenciais são importantes. No entanto, há tempos a tecnologia vem oferecendo alternativas de encontros a distância bastante eficientes. 

Conferências on-line por vídeo ou mesmo via telefone são muito mais baratas que uma viagem — que necessariamente inclui gastos com transporte, hospedagem e alimentação. Por isso, antes de planejar qualquer viagem corporativa, avalie juntamente com sua equipe se o deslocamento é realmente preciso ou se o encontro pode se dar de forma remota.

Estabeleça datas com antecedência

Quando o assunto é turismo (mesmo o de negócios), antecedência vira sinônimo de economia. Já reparou como passagens aéreas e quartos de hotéis têm preços inflacionados no caso de reservas feitas em cima da hora? 



Por isso, se os funcionários da sua empresa precisam fazer viagens de rotina, o ideal é procurar comprar passagens e efetuar as reservas de hospedagem com semanas ou, se possível, até meses de antecedência. Poucos dias de prazo só devem ser aceitos em casos extremamente urgentes e inesperados.

Procure negociar com os fornecedores

Para aumentar seu poder de negociação com quaisquer fornecedores, o primeiro passo consiste justamente em planejar com antecedência. Mas é possível fazer muito mais! Vale a pena, por exemplo, entrar em contato direto com o gerente do hotel ou o responsável pela companhia aérea para tentar conseguir melhores condições em vista da quantidade de funcionários que utilizará tais serviços em determinada viagem ou na intenção da empresa em voltar a fechar negócio posteriormente. 

É importante que seus fornecedores queiram fidelizá-lo como cliente. E, para isso, podem oferecer algumas vantagens, que vão desde preços mais baratos, passando por melhores condições de pagamento até a oferta de alguns serviços especiais.

Pense previamente na logística

Nesse cenário, é bem possível que uma parte considerável do seu orçamento esteja implicada no deslocamento dos funcionários. Então é melhor pensar previamente em todo e qualquer detalhe envolvido. Como eles chegarão às cidades de destino? Será apenas por ponte área? Como os funcionários se deslocarão de suas casas até o aeroporto, do aeroporto até o hotel e do hotel até o local da reunião? Além disso, pense também no deslocamento físico: não basta procurar o hotel mais barato, por exemplo, se ele se localiza longe de onde seu funcionário em trânsito precisa estar no horário de trabalho. Assim, a economia da diária acaba se perdendo no deslocamento.

Nos casos de treinamentos, que normalmente demandam mais deslocamentos, talvez seja uma boa ideia pensar em alugar vans ou ônibus, por exemplo. Já se o deslocamento for individual ou mesmo em pequenos grupos, o táxi costuma ser a opção mais natural.

Defina uma política de viagens

Quais custos devem ser bancados pela empresa e quais são de responsabilidade do funcionário? Essa é uma pergunta delicada, mas que deve ser respondida pela organização de maneira clara e objetiva. Por isso é tão importante que o negócio adote uma política de viagens corporativas para esclarecer alguns pontos acerca desse tipo de programa. Tal política deve detalhar principalmente:

Que o pagamento de passagens e da hospedagem são obrigações da empresa. Em relação a esse ponto, é preciso encontrar o equilíbrio entre 2 fatores: preço e qualidade. Afinal, o funcionário tem direito a encontrar conforto e segurança no seu deslocamento, da mesma forma que precisa contar com uma infraestrutura de qualidade no seu trabalho de rotina.

Que a alimentação durante o expediente de trabalho também é uma obrigação da empresa. Assim, os valores relativos a essa despesa devem ser acordados com antecedência entre as partes. No dia a dia, a organização costuma ser responsável apenas por uma refeição, certo? Já em viagens de trabalho, cabe à empresa pagar com antecedência (ou ressarcir posteriormente) café da manhã, almoço e jantar do trabalhador em trânsito.

Que, nesse caso, o pagamento de horas extras só deve ser feito se o funcionário em trânsito realmente trabalhar além do tempo determinado em seu contrato. Entende-se, assim, que a jornada de trabalho dos colaboradores continua a mesma e deve obedecer às regras de rotina, apesar de eles estarem em trânsito.

Faça um controle rígido das despesas

Sua empresa não só pode como deve realizar o reembolso das despesas citadas acima. No entanto, essa prática deve ser acompanhada de uma contrapartida por parte dos funcionários. 

Solicite um relatório de viagem, documento que contenha o registro e a justificativa de todos os gastos realizados no deslocamento — sempre acompanhados das respectivas notas fiscais. Essa prática é importante para evitar abusos ou excessos de nenhuma das partes. Também é uma importante ferramenta para que sua empresa consiga fazer um diagnóstico preciso de quanto cada viagem corporativa custa, se apresenta um gasto razoável ou se será preciso fazer ajustes no orçamento para esse tipo de programa.



Por fim, o relatório acompanhado das devidas notas fiscais também é importante por uma questão legal: caso o reembolso dessas viagens ultrapasse 50% do salário-base de um funcionário, automaticamente deixa de ter o status de ajuda de custo, passando a ser considerado como parte da massa salarial do trabalhador.

Aí incidem sobre esse montante impostos e encargos sociais. Assim, se determinado funcionário tem um salário-base de mil reais, mas recebe uma ajuda de custo de 600 reais para uma viagem, o governo, a receita e a previdência considerarão que, na verdade, o salário desse trabalhador é de 1.600 reais. Portanto, a empresa deve pagar impostos e encargos sobre o montante total.

Viu só como viagens corporativas podem ser consideradas bons investimentos? Mas apenas se bem planejadas e com uma política empresarial bem definida, ok? Por isso, não se esqueça: o planejamento é o primeiro passo para evitar prejuízos!

Mas e então, ainda ficou com alguma dúvida sobre viagens corporativas? Deixe seu comentário aqui e participe da conversa!